Van startende ondernemers krijg ik geregeld de vraag naar een lijstje met aftrekbare kosten. Mijn antwoord is dan stellig altijd: nee, dat is er niet. Dat klopt niet helemaal, want de Belastingdienst heeft een leuk lijstje opgesteld (check deze link: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/werk-en-inkomen/content/aftrek-zakelijke-kosten).
Maar waarom zeg ik dan toch dat dat lijstje er niet is?
Het uitgangspunt van aftrekbare kosten is dat het kosten zijn die je voor je onderneming hebt gemaakt! Dus de intentie van de aankoop is hierbij van belang. Daarnaast is het natuurlijk zo dat iedere onderneming zijn specifieke kosten met zich meebrengt. Een danseres zal ander soort kosten maken dan een kapper en die maakt weer ander soort kosten dan een organisatieadviseur of een handelsonderneming.
Desalniettemin zijn er natuurlijk kosten die iedere ondernemer wel zal maken, denk aan kantoorkosten, communicatiekosten, reiskosten.
Wat ik wil voorkomen is dat je kosten aftrekt die voor jouw onderneming niet af te trekken zijn, omdat je van een collega ondernemer hebt gehoord dat hij die kosten “gewoon” aftrekt!
Een voorbeeld van de intentie:
Jan is fotograaf en boekt een reis naar Costa Rica met zijn gezin. Kan Jan deze kosten aftrekken? Ten eerste zal vastgesteld moeten worden of de reis überhaupt een zakelijke intentie heeft. Is er een opleiding die hij gaat volgen die zijn vakkennis up to date houdt? Dan is de reis voor hem aftrekbaar. De kosten van zijn gezin zullen hoogstwaarschijnlijk niet aftrekbaar zijn. Het zijn echter de feiten en omstandigheden die doorslaggevend zijn. Is de vrouw van Jan ook fotograaf van beroep en neemt zij ook deel aan de opleiding? Dan zijn de kosten ook voor haar aftrekbaar.
Het is belangrijk om te weten of dit soort kosten aftrekbaar zijn. Dit soort kosten brengen vaak ook studie/werkuren met zich mee. Zijn de kosten niet aftrekbaar? Dan zal de Belastingdienst de studie–uren ook niet mee laten tellen voor het urencriterium (1225 uur op jaarbasis!).
Houdt er rekening mee dat ondanks de zakelijke intentie kosten toch niet aftrekbaar zijn! In de belastingwet staan namelijk diverse uitzonderingen op de hoofdregel dat zakelijke kosten aftrekbaar zijn. Meestal heeft dat te maken met kosten waar de ondernemer ook privé voordeel van heeft. Denk daarbij bijvoorbeeld aan diners en lunches, maar ook persoonlijke verzorging is niet aftrekbaar.
Twijfel je of kosten in jouw geval aftrekbaar zijn? Neem dan contact met ons op of boek een afspraak in!