KLIP advies is opgericht met het idee dat het beste advies gegeven kan worden als we “op de boekhouding” zitten. Dit houdt in dat samen met de klant de boekhouding op orde gemaakt wordt. De boekhouding is echter vaak complexer dan men denkt. Dit heeft als gevolg dat er veel correcties gemaakt moeten worden. De focus ligt dan meer op het corrigeren van boekingen in plaats van adviseren.

Het doen van boekingen is vooral een taak die ordenend is. Dan is er feitelijk geen ruimte meer voor creativiteit. Advisering is een creatieve taak. Je bent namelijk de feiten en omstandigheden nog aan het vormen. In de praktijk is gebleken dat het erg lastig is om in die twee verschillende mindsets te gelijk te werken. Niet zonder reden hebben veel kantoren de werkzaamheden over verschillende afdelingen verdeeld. Dit is in de loop van jaren langzaam maar zeker ook bij KLIP advies gebeurd. Daarnaast hebben we werkprocessen moeten standaardiseren om de kwaliteit te waarborgen.

Dit resulteert in de volgende manier van werken. Voor de controle van boekhoudingen en het opstellen van jaarcijfers hebben wij intern een team samengesteld. Hierbij doet Deborah de fiscale review. Tijdens de controle kunnen medewerkers tegen uitdagingen aanlopen. Deze worden met Deborah besproken en zij helpt deze op te lossen.

Voor het opstellen van aangiften inkomstenbelasting hebben wij een ander team samengesteld. Binnen dit team wordt onderscheid gemaakt tussen de medewerker die de controle doet op de stukken en de medewerker die de feiten en omstandigheden vastlegt. Ook hier doet Deborah de review en worden tussentijdse uitdagingen met haar besproken.

Door standaardisering hebben we ook moeten besluiten om geen boekhoudingen in Excel te accepteren. Deze boekhoudingen zijn vaak juist paradoxaal genoeg complexer omdat het opstellen van een juiste balans meer boekhoudkundige vaardigheden vereist. Moneybird en e-boekhouden zijn de boekhoudprogramma’s waar onze werkprocessen op ingericht zijn.

De krapte op de arbeidsmarkt heeft als gevolg dat wij zelf ons talent opleiden. De meeste nieuwe medewerkers hebben weinig werkervaring. Dit heeft als gevolg dat werkzaamheden wat langer kunnen duren doen dan bij een ervaren medewerker. Dit wordt opgelost doordat er een lager uurtarief wordt berekend voor deze medewerkers. De standaardisering zorgt gelukkig voor een steile leercurve in de meeste gevallen, waardoor ze binnen een jaar al een goed werktempo hebben. Communicatie over de werkzaamheden is veelal de grootste uitdaging.

Werkplezier staat bij ons voorop! De volgende randvoorwaarden zorgen voor een plezierige werkdag.

1. Er wordt iets nieuws geleerd.

2. We delen kennis.

3. Er worden zo min mogelijk repetitieve werkzaamheden uitgevoerd.

4. Er is sprake van progressie.

5. Er kan voldoende worden gefactureerd.

Iets nieuws leren

Van onze vakverenigingen Register Belastingadviseurs (RB) en de NOAB is er de verplichting tot permanente educatie. Dit houdt in dat er een minimaal veertig uur per jaar aan scholing besteed moet worden. Dit kan bijvoorbeeld door cursussen te volgen of te geven, vakoverleg met vakbroeders te hebben en cursussen te volgen in het vakgebied of voor de soft-skills. KLIP advies heeft een brede scope, waardoor wij op een breed gebied aan scholing moeten doen. Dit houdt in de praktijk in dat er veel meer dan 40 uur wordt gestudeerd. Wij lossen dit momenteel op door 1 dag in de week het kantoor te sluiten en op deze dag te studeren.

Kennis delen

Kennis wordt intern gedeeld bij de bespreking van onze klanten. Daarnaast is er wekelijks vaktechnisch overleg en werkoverleg. Er worden blogs op de website gepubliceerd, zodat we deze kennis ook met onze klanten kunnen delen.

Geen repetitieve werkzaamheden

Door de automatisering en standaardisering zorgen we ervoor dat bepaalde repetitieve taken tot een minimum worden gehouden. Dit kan alleen als we werkzaamheden aannemen die binnen dit proces vallen. Ook is een goede taakverdeling hierbij relevant.

Progressie

Veel vragen en verzoeken komen binnen via de e-mail. Dit heeft als gevolg dat wij vele uren per week deze e-mails met vaak dezelfde soort vragen aan het beantwoorden zijn. Dit zorgt ervoor dat wij niet inhoudelijk bezig zijn met het controleren van een boekhouding, het samenstellen van een jaarrekening of het opstellen van een aangifte. Daarnaast komen veel “spoed” klussen tussendoor. Hierdoor missen wij de grip op de planning. Andere werkzaamheden blijven onopgemerkt liggen en duren langer dan verwacht. Ook kunnen we vragen om informatie, maar dan krijgen we geen reactie of onvolledige informatie. Tenslotte kunnen we elkaar verkeerd begrijpen. Het opnieuw oppakken van een dossier kost altijd meer tijd dan dat er direct doorgewerkt kan worden. Daarnaast is besloten om de planning inzichtelijker te maken voor zowel de medewerkers van KLIP als voor de klanten. Dit betekent dat er via de website van KLIP advies een “bestelling” geplaatst wordt. Dit gaat via dezelfde tool als waarmee echte afspraken worden ingepland. We hebben aan de achterkant ingesteld hoeveel jaarrekening en aangiften per week ongeveer opgepakt zouden kunnen worden. Vervolgens kan een “bestelling” niet eerder dan over drie weken vanaf planmoment worden verwacht. Een bestelling die afgehandeld is wordt vervolgens gecanceld in de afsprakentool, zodat wij ook zien dat zaken daadwerkelijk afgerond zijn.

Voldoende kunnen factureren

Bij de oprichting van KLIP advies heb ik de mogelijkheid gegeven voor “abonnementen”. Het idee was dat het controleren van de boekhouding en het opstellen van de jaarcijfers en de bijbehorende aangifte ongeveer tegen een vast bedrag gedaan moet kunnen worden, wat vervolgens in een maandbedrag wordt gefactureerd. Het moge duidelijk zijn dat voor een omzet van gezonde omvang veel klanten nodig zijn. Deze aantallen waren echter niet haalbaar, omdat onder het abonnement ook veel andere werkzaamheden geschaard werden. Bijvoorbeeld advieswerkzaamheden en het inrichten van een nieuwe boekhouding. Deze werkzaamheden zijn over het algemeen niet bijgefactureerd. Daarnaast zijn in de eerste jaren ook een aantal “starters”abonnementen aangegaan. Dit was bedoeld voor starters, maar ook deze abonnementen hebben te lang doorgelopen. KLIP advies biedt daarom in principe ook geen abonnementen meer aan. Bij bestaande abonnementen of voorcalculaties wordt dit per klant besproken.

Tevens hebben we over het algemeen het beleid gehad dat klanten zonder abonnement pas gefactureerd werden op het moment dat de werkzaamheden afgerond waren. In de praktijk is dat erg moeilijk uitvoerbaar. Vanaf 2023 zullen (deel)werkzaamheden worden gefactureerd per maand.

Wij zijn bezig profielen op te stellen om inzichtelijk te krijgen hoeveel werk een bepaald soort klant oplevert. Hierdoor verwachten we voor vaste werkzaamheden een betere inschatting van de kosten te kunnen maken. De daadwerkelijke kosten hangen echter altijd af van de hoeveelheid werk die uiteindelijk moet worden verricht.

Al onze verrichte werkzaamheden worden door ons bijgehouden en zijn de basis voor de facturatie. De huidige uurtarieven zijn €50, 75 en €125 ex BTW. Het uurtarief van €50 geldt voor een assistent, €75 voor een meer ervaren medewerker en €125 voor de fiscalist/eigenaar.