Office manager / relatiebeheerder (32-40 uur) 

 

Werken bij een klein, maar ambitieus fiscaal en juridisch advieskantoor? Dan ben je bij KLIP fiscaal en juridisch advies aan het juiste adres! Er is bij ons volop ruimte voor je persoonlijke ontwikkeling en bovendien is er iedere dag wel iets nieuws te leren.  

 

Over de organisatie 

Vanuit het World Trade Center te Almere ondersteunen wij MKB ondernemingen en creatievelingen met fiscaal advies in de breedste zin. Dit houdt onder andere in het opzetten van bedrijfsstructuren, omzetting naar BV’s, reorganisaties, opstellen van jaarrekeningen, aangiften inkomsten- en vennootschapsbelasting en overig fiscaal-juridisch advies. Ook particulieren kunnen bij ons terecht voor fiscaal advies en hun aangiften inkomstenbelasting.  

 

Wat karakteriseert jou? 

  • Je vindt het leuk om mee te denken over beleidsmatige aanpak en pakt ad hoc werkzaamheden op maar laat je niet overstemmen hierdoor. 
  • Je houdt ervan om to do lijsten op te stellen en deze af te vinken zodra je taken afgerond zijn. 
  • Je weet wat er bij andere mensen op de to do lijst staat of zou moeten staan. Je kan delegeren.  
  • Je houdt bij het opstellen van je to do lijst rekening met taken die nu af moeten en die later afkunnen en maakt ook een lange termijnplanning. Procesmatig werken ben je gewend.  
  • Je houdt van aanpakken maar bent ook niet vies van uitzoekwerk.  
  • Je bent sociaal vaardig en beschikt over goede mondelinge en schriftelijke taalvaardigheid. Je hebt het hart op de tong.  
  • Outlook en office (365) kennen voor jou geen geheimen en je bent altijd op zoek naar tips en tricks om het werk sneller en beter te (laten) doen. Je deelt deze verbeteringen graag met anderen.  

De functie bestaat uit de volgende hoofdtaken 

Communicatie 

  • Eerste aanspreekpunt via mail en telefoon (Outlook en Voys) 
  • Post beheer 
  • Afspraken inplannen en agendatool beheren (Calendly) 
  • Eventueel: website beheren en nieuwsbrieven opstellen (WordPress/Avada en MailChimp) 

Planning  

  • Jaar- en maandplanning monitoren en aan management rapporteren (Outlook en Excel in office365) 
  • Planning bijsturen indien nodig of mogelijk 
  • Tijdig oplossingen aandragen om planning te behalen 

Databeheer 

  • Up to date houden van CRM systeem (Radar software en Word) en gekoppelde systemen (Exact, Nextens, Visionplanner) 
  • Wwft werkzaamheden 
  • Archivering van documenten en beheer van archief (SharePoint) 

Overige secretariële taken en licht administratief werk 

  • Het plannen, organiseren, notuleren van vergaderingen. 
  • Administratieve taken 
  • Voorraadbeheer: Kantoorbenodigdheden/boodschappen voor lunch inkopen 
  • Overig relatiemanagement: relatiegeschenken en verjaardagskaarten e.d.  

 

Wat verder? 

Je bent enthousiast met een praktische mindset en beschikt over HBO werk- en denkniveau. Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring opgedaan bij grotere ondernemingen of instellingen of bij een accountantskantoor en bent toe aan een volgende stap in je carrière. Je kunt zelfstandig werken in een klein team, zaken duidelijk uiteenzetten en onderkent het belang van nauwkeurigheid en relevantie. Je kunt goed analyseren, bent professioneel en collegiaal. Je staat stevig in de schoenen, bezit doorzettingsvermogen en een oplossingsgerichte werkmentaliteit. Uiteraard ben je zelfkritisch en sensitief voor de verhoudingen binnen een organisatie. Je onderhoudt graag contacten binnen en buiten kantoor. Je kunt aangeven wanneer je hulp nodig hebt en in welke vorm. Kennis van en ervaring met genoemde systemen is een pre, geen vereiste. Aantoonbare werkervaring is met soortgelijke systemen is wel een vereiste.  

Ons aanbod 

  • Een leuke functie binnen een jong team in een hard groeiende onderneming met een plezierige en informele werksfeer 
  • Afhankelijk van kennis en ervaring een marktconform salaris  
  • Lunch op kantoor 
  • 30 vakantiedagen  
  • Pensioenregeling 
  • Mogelijkheid tot parttime thuiswerken 
  • Reiskostenvergoeding 

Wil je als Office Manager aan de slag bij KLIP?
Stuur snel je CV met motivatie naar werkenbij@klipadvies.nl en vertel ons waarom je denkt goed bij ons te passen.